Wie viele IT-Projekte kennen Sie bei denen weder Zeit- noch der Budgetplan eingehalten wurden? Leider sind viele Projekte dadurch gekennzeichnet, dass es nur sehr selten gelingt im vereinbarten Zeitrahmen die Wünsche des Kunden budgetgetreu umzusetzen. Der Ruf nach neuen Projektmethoden liegt da nahe.

SCRUM hat sich in den letzten Jahren zu einer der meist beachteten Projektmethoden im Umfeld des agilen Projektmanagements entwickelt. Die Grundlage für diese Methode geht auf das Agile Manifest (siehe u.a Ken Schwaber und Jeff Sutherland) aus dem Jahre 2001 zurück. In diesem Manifest wird der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern größere Bedeutung beigemessen als fest definierten Prozessen oder Tools. Es sei wichtiger ein funktionierendes Programm zu erstellen als eine ausführliche Dokumentation und auch die Interaktion mit dem Kunden hat einen höheren Stellenwert als der bestehende Vertrag. Schlussendlich plädiert das Manifest dafür mit großer Offenheit und Mut Änderungen im Projekt zu begegnen statt sklavisch an Plänen festzuhalten.

Sind deswegen alle Pläne obsolet? Sind Projektmanager überflüssig? Genau das Gegenteil ist der Fall. Beide Dinge sind wichtig und notwendig. Allerdings muss man sich von der Vorstellung verabschieden, dass Pflichtenhefte oder Projektpläne der Weisheit letzter Schluss sind. Projekte insbesondere im Internet-Umfeld sind sehr agil. Auch bei sehr sorgfältiger Planung werden während der Konzeption immer wieder Aspekte nicht berücksichtigt oder ungenügend spezifiziert. Dies beruht häufig auf mangelnder Erfahrung. Viele Internet-Projekte sind für die Beteiligten Neuland und es fehlt somit an Vergleichswerten. Daher kommt es immer wieder vor, dass Auftraggeber erst zu einer sehr späten Entwicklungsphase feststellen, dass Sie sich das „so nicht vorgestellt“ haben. Kostenintensive Änderungen führen dann häufig zu einer Verschiebung des Online-Termins.

Weiterhin kommt es immer wieder vor, dass sich während der Projektumsetzung die Rahmenbedingungen oder die Anforderungen ändern. „Aber unser Vertrieb hat im letzten Meeting gesagt, dass diese oder jene Funktion doch noch mit eingebaut werden sollte. Bitte berücksichtigen Sie dies bei der Umsetzung.“   Kommt Ihnen dies bekannt vor?

Genau an diesem Punkt setzt SCRUM an. Anders als bei Pflichten- oder Lastenheften geht es von vorneherein davon aus, dass nicht alle Anforderungen beim Projektstart bekannt sind. Sicherlich sollte schon klar sein, ob es sich um einen Shop- oder eine Community handelt, aber wie genau diese aussieht und welche Funktionen diese beinhaltet ist zumindest teilweise noch nicht bekannt.

Gesammelt werden alle Anforderungen in einem sogenannten Product-Backlog. Hier werden alle Funktionen festgehalten, die während des Projektes umzusetzen sind. Es ist übrigens nicht final, sondern kann z.B. durch neue Erkenntnisse während der Umsetzung stetig erweitert werden. Aus diesem Pool an Anforderungen werden nun Sprint-Backlogs gebildet. Ein solches Sprint-Backlog enthält alle Anforderungen die während eines sogenannten Sprints umgesetzt werden sollen. Diese Sprints sind die zentralen Elemente in der SCRUM Projektmethodik. Sie dauern zwischen 1 und 4 Wochen und sollten am Ende zu einer lauf- und damit testfähige Version der Funktion führen. In täglichen, 15 minütigen Meetings, den Daily Scrums, bespricht das gesamte Team die anstehenden Aufgaben. Ein Scrum Master sorgt dafür, dass das Team sich vollständig auf seine Aufgaben konzentrieren kann und räumt etwaige Hürden aus dem Weg. Die dritte und letzte Rolle übernimmt der Product Owner. Er priorisiert die Einträge im Product-Backlog, definiert gemeinsam mit dem Team die Ziele und stellt das Budget zur Verfügung.

Anders als bei vielen anderen PM-Methoden, entscheidet hier das Team selbstständig, wer welche Aufgaben übernimmt und ist auch dafür verantwortlich, dass die Ziele in der vereinbarten Zeit eingehalten werden. Hier sind wirklich Teamspieler gefragt.

Ist also nun SCRUM der Schlüssel zum erfolgreichen Projektmanagement? Sicherlich lässt sich dies pauschal nicht beurteilen, aber aktuelle Studien zeigen, dass durch Methoden des agilen Projektmanagements der Anteil der gescheiterten/verzögerten Projekte deutlich abnimmt. Projekte werden deutlich häufiger innerhalb der Zeit- und Budgetgrenzen abgeschlossen, wenn agile Projektmethoden zum Einsatz kommen.

Letztlich muss auf Basis des Projektumfanges und nicht zu Letzt auf Grund der Projektmitglieder entschieden werden, welche Methode die größten Erfolgsaussichten verspricht. SCRUM ist aber sicherlich eine Methode, die in die engere Wahl gehört.